Cum să gestionezi proiecte și riscuri - Ghid în 5 pași
Managementul riscurilor în proiecte (risk management, project risk management) sunt expresii folosite în orice tip de proiect. Proiectul poate fi o afacere, administrarea unui eveniment, crearea digitală.
Procesul de management al riscului include cinci pași, respectiv identificarea, analizarea, evaluarea, tratarea și monitorizarea. Poți atenua riscurile prin evitare, acceptare, reducere sau transfer.
Cum ar putea fi definit managementul riscului în managementul proiectelor?
În managementul de proiect, riscul este orice eveniment potențial care îți poate afecta proiectul, pozitiv sau negativ. Managementul riscului este procesul de identificare și abordare a acestor evenimente înainte sau pe măsură ce acestea se întâmplă.
Riscul poate apărea în multe forme diferite cum ar fi boala angajaților, vremea nefavorabilă, costurile neașteptate, întârzierile de transport.
Toate proiectele au riscuri și abilitatea de a conduce un proiect prin risc este, prin urmare, una dintre cele mai importante abilități ale managerilor de proiect.
 |
| Credit foto - Geralt - Pixabay |
Tipuri de riscuri ale unui proiect
Riscurile unui proiect pot afecta timpul și resursele necesare pentru finalizarea unui proiect. Riscurile pot fi interne (în controlul echipei de proiect) sau externe (în afara controlului echipei de proiect).
Reține următoarele tipuri de riscuri și exemple:
- Riscuri financiare, cum ar fi costuri în creștere, previziuni bugetare inexacte, creșterea forței de muncă și materiale, vânzări scăzute și provocări în asigurarea finanțării.
- Riscurile strategice rezultă din erori în strategie, cum ar fi alegerea unei metodologii de management de proiect care nu funcționează pentru proiect, eforturi pe o cultură a companiei care necesită actualizare, înregistrarea unei rotații ridicate a angajaților sau investiția în tehnologie care este dificil sau costisitoare de utilizat.
- Riscurile de performanță rezultă din nerespectarea termenelor limită ale membrilor echipei, întârzieri, obiective nedefinite și KPI, folosind studii de piață insuficiente sau învechite și variația scopului (atunci când obiectivele inițiale se extind sau se îndepărtează de intențiile inițiale ale unui proiect).
- Riscurile externe apar în afara controlului echipei de proiect, cum ar fi modificarea legilor și reglementărilor, volatilitatea pieței, vremea nefavorabilă, termenele nerespectate ale vânzătorilor, grevele de muncă, tulburările civile, vandalismul sau daunele și problemele lanțului de aprovizionare.
- Riscurile (oportunitățile) pozitive sunt neașteptate, dar au un efect pozitiv asupra proiectului tău, cum ar fi finalizarea sarcinilor mai devreme decât se aștepta sau sub bugetul previzionat, depășirea obiectivelor inițiale, devenirea mai eficientă cu un nou instrument sau o schimbare a politicii.
Managementul riscului versus atenuarea riscului
Procesul de management al riscurilor presupune planificarea și anticiparea riscurilor. Strategiile de atenuare a riscurilor sunt instrumente utilizate pentru a aborda riscul atunci când acesta se întâmplă.
Cum să gestionezi riscurile în proiect
Este important să înțelegi procesele comune de gestionare a riscurilor și strategiile de atenuare a riscurilor, astfel încât să poți obține rezultate cu succes în proiecte.
Procesul de gestionare a riscurilor te va ajuta să planifici și să anticipezi riscurile, iar strategiile de atenuare îți vor oferi instrumente pentru a le face față, dacă acestea se întâmplă.
Procesul de management al riscului, sau ciclul de viață, este o modalitate structurată de abordare a riscurilor care pot apărea în proiectul tau. Deși vei găsi unele variații ușoare, procesul de gestionare a riscurilor sau ciclul de viață urmează, în general, pașii enumerați mai jos. Acest proces poate fi utilizat atât pentru riscuri pozitive, cât și pentru cele negative.
1. Identifică riscurile
Primul pas pentru a înțelege riscurile potențiale este să știi care sunt acestea. În acest pas, vei identifica riscurile individuale care ar putea afecta proiectul tau făcând o listă a riscurilor care ar putea apărea. Exemplele de riscuri comune ale proiectului includ implementarea unui nou program de tehnologie pentru proiect, având un obiectiv sau un livrabil al proiectului prost definit și neavând măsuri adecvate pentru a proteja sănătatea și siguranța membrilor echipei de proiect.
Folosește propria experiență în managementul proiectelor și consultă proiecte similare din trecut pentru a vedea la ce provocări te poți aștepta. De asemenea, vei dori ca părțile interesate, membrii echipei și experți în domeniu să genereze idei pentru și cu tine. Acestea pot oferi o perspectivă nouă asupra domeniului.
2. Analizează impactul potențial al riscului
În etapa de analiză a riscului, vei explora probabilitatea apariției fiecărui risc, precum și impactul potențial pe care fiecare risc îl va avea asupra proiectului tău. Poți începe să pui această listă de riscuri într-un registru de riscuri - un grafic care prezintă fiecare risc, urmat de informații precum nivelul de prioritate și planurile de atenuare. Poți înregistra atât informații calitative, cât și cantitative.
3. Acordă prioritate fiecărui risc
În această etapă, vei atribui prioritate riscurilor utilizând probabilitatea și impactul fiecărui risc pentru a determina nivelurile de risc ale acestora. Aceasta înseamnă să aloci fiecărui risc o prioritate mare, medie sau scăzută pe baza factorilor pe care i-ai determinat. Evaluarea riscurilor oferă echipei tale șansa de a vedea unde să își concentreze energia pentru atenuarea riscurilor.
4. Redu riscurile
Crează un plan pentru a atenua fiecare risc și scrie aceste planuri în registrul tău de risc. Ce este reducerea riscului? Există patru modalități comune de a atenua riscurile, inclusiv evitarea acestora, acceptarea lor, reducerea lor și transferarea acestora. A decide ce abordare să utilizezi pentru fiecare risc nu este o știință exactă și va trebui să îți folosesti raționamentul și expertiza pentru a determina care este cea mai bună.
- Eviți: Nu toate riscurile pot fi evitate, dar poate fi o idee bună să faci acest lucru atunci când poți. Evită un risc dacă există șanse mari ca un risc să se întâmple. Un furnizor partener și-a câștigat reputația de a furniza lucrări de calitate scăzută? Încercă să găsești unul diferit. Planifici evenimente în timpul sezonului ploios? Mută evenimentul în interior sau într-un sezon mai însorit.
- Accepți: Acceptarea riscurilor poate avea sens dacă acestea au șanse scăzute să se întâmple și vor avea un impact scăzut asupra proiectului tau. În cele din urmă, dacă riscul se întâmplă, nu ar trebui să îți deraieze proiectul. Să presupunem că ai comandat aranjamente de trandafiri pentru o nuntă, dar florarul spune că există o mică șansă să nu aibă suficiente și să fie nevoit să înlocuiască unele cu lalele. Deoarece probabilitatea de risc este scăzută și a avea lalele în loc de trandafiri nu va da peste cap nunta, s-ar putea să accepți riscul în loc să te deranjezi si să găsești un nou livrator de flori.
- Reduci: Reducerea riscului înseamnă modificarea elementelor din planul tău cu impact potențial asupra proiectului tău. Riscurile medii și ridicate ar fi bine să fie reduse. Reducerea necesită de obicei un efort sau investiții. De exemplu, un manager de proiect ar putea angaja noi membri ai echipei dacă echipa rămâne în urmă cu munca. Acest lucru ar putea însemna și includerea tacticilor de reducere a riscurilor în planul tău de proiect. Timpul pentru sarcini complexe sau sensibile la timp îți pot oferi o oarecare flexibilitate dacă munca începe să rămână în urmă. Să ai un buget de urgență poate ajuta la absorbția costurilor neașteptate dacă apar.
- Transferi: Transferul riscurilor implică transferul riscului către o altă parte din afara proiectului tau. Aceasta poate însemna obținerea unei polițe de asigurare sau externalizarea unor părți ale lucrării către o terță parte. Riscul poate apărea în continuare, dar impactul direct asupra proiectului tau va fi absorbit de cineva din afara proiectului tău.
5. Monitorizează riscurile
În ultimul pas, configurează un proces pentru a monitoriza fiecare risc pe măsură ce începe proiectul tău. Atribuirea membrilor echipei să urmărească anumite riscuri și să le atenueze, te asigură că vei avea o idee constantă despre unde sunt riscurile și cât de probabil este ca acestea să se întâmple, astfel încât vei fi pregătit să le abordezi dacă apar.
Managementul riscului este o parte importantă a managementului de proiect, deoarece riscul este aproape inevitabil în orice proiect. Nu te îngrijora - se întâmplă rar să elimini complet riscul.
Sunt șanse să nu realizezi primul plan de proiect perfect, dar este în regulă. Ceea ce este mai important este modul în care reacționezi la acele schimbări inevitabile care au loc.
Instrumente pentru gestionarea riscului
Instrumentele îți pot oferi o structură pentru gândurile și eforturile echipei tale și pot servi ca punct de referință pe parcursul unui proiect. Iată câteva pe care ai putea să le utilizezi în procesul tău de gestionare a riscurilor.
Plan de management al riscului: un plan de management al riscului este, în general, un document care conține toate informațiile legate de riscul din proiectul tău. Acesta poate conține un rezumat executiv, registrul tău de risc, planuri de atenuare, proprietarii de risc și orice alte informații referitoare la risc. Managerii de proiect pot actualiza documentul pe măsură ce proiectul progresează și nevoile fluctuează.
Registrul de risc: Un registru de risc este o diagramă care conține toate riscurile asociate unui proiect, precum și nivelurile de prioritate ale acestora, planurile de atenuare și alte detalii importante. Un registru de risc poate fi numit și matrice de risc. Poți găsi software de management de proiect care te poate ajuta să creezi registre de risc sau să îți creezi propriile riscuri într-un registru.
Iată cum ar putea arăta un registru de risc în timp ce o echipă de proiect pregătește un proiect în exterior:
Ciclul de viață al managementului de proiect
Cele 4 faze ale ciclului de viață al managementului de proiect explicate
Ciclul managementului de proiect are patru faze. Ciclul de viață al managementului de proiect constă din patru pași: inițiere, planificare, execuție și închidere.
Care este ciclul de viață al managementului de proiect?
Ciclul de viață al managementului de proiect este un cadru pas cu pas al celor mai bune practici utilizate pentru a conduce un proiect de la început până la sfârșit. Oferă managerilor de proiect o modalitate structurată de a crea, executa și finaliza un proiect.
Acest proces de management de proiect include în general patru faze: inițiere, planificare, execuție și închidere. Unele pot include, de asemenea, o a cincea fază de „monitorizare și control” între etapele de execuție și de închidere. Urmând fiecare pas, o echipă de proiect își crește șansa de a-și atinge obiectivele.
Ciclul de viață al managementului de proiect oferă proiectelor o structură și instrumente pentru a se asigura că au cele mai bune șanse de succes. Ca manager de proiect, este un proces pe care vei dori să-l cunoști bine.
Ciclul de viață al managementului de proiect - 4 pași
1. Inițierea
În faza de inițiere, vei defini proiectul. Vei defini obiectivele proiectului, domeniul de aplicare și resursele proiectului, și ce roluri sunt necesare în echipă. Clarificarea așteptărilor de la proiect ale părților interesate și ce anume urmărește proiectul să realizeze (și de ce), va oferi proiectului și echipei o direcție clară.
Aceasta este o etapă crucială pentru succesul proiectului. Fără claritate cu privire la ceea ce trebuie realizat și de ce, proiectul riscă să nu atingă obiectivele finale și să nu îndeplinească așteptările părților interesate.
Anumiți pași în faza de inițiere includ:
- Comunicarea cu părțile interesate pentru a înțelege scopul și rezultatele dorite ale proiectului
- Identificarea domeniului de aplicare al proiectului
- Determinarea obiectivelor SMART (specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp)
- Clarificarea resurselor precum bugetul și constrângerile de timp
- Confirmarea dimensiunii echipei și a rolurilor necesare
- Determinarea a cât de des și a părților interesate implicate pe parcursul proiectului
- Alcătuirea unei propuneri de proiect și a unui document de proiect
Instrumentele și documentele utilizate în faza de inițiere pot include:
- Propunerea de proiect: propunerea de proiect definește un proiect și prezintă datele, cerințele și obiectivele cheie.
- Harta proiectului: Acesta este un document definitiv care descrie proiectul și principalele detalii necesare pentru a-și atinge obiectivele. Aceasta poate include riscuri potențiale, beneficii, constrângeri și părți interesate cheie.
- Diagrama RACI: O diagramă RACI prezintă rolurile și responsabilitățile membrilor dintr-o echipă de proiect.
2. Planificarea
În faza de planificare, vei determina pașii pentru atingerea obiectivelor proiectului - „cum” finalizezi proiectul.
Vei stabili bugete, calendare și etape, precum și materialele sursă și documentele necesare. Acest pas implică, de asemenea, calcularea și prezicerea riscului, punerea în aplicare a proceselor de schimbare și conturarea protocoalelor de comunicare. Dacă faza de inițiere este adunarea echipelor tale, faza de planificare este de a decide ce să faci cu ele.
Faza de planificare poate include următorii pași:
- Decizia asupra reperelor care duc la îndeplinirea obiectivului
- Dezvoltarea unui program pentru sarcini și etape, inclusiv estimări de timp și posibili timpi tampon
- Stabilirea proceselor de schimbare
- Stabilirea modului și frecvența de comunicare cu membrii echipei și cu părțile interesate
- Crearea și semnarea de documente, cum ar fi acorduri de confidențialitate (NDA) sau cereri de propuneri (RFP)
- Evaluarea și gestionarea riscului prin crearea unui registru de risc
- Organizarea unei întâlniri de lansare pentru a începe proiectul
Instrumentele pe care le poți utiliza în această fază includ:
- Diagramă Gantt: o diagramă cu bare orizontale în care membrii pot vedea ce sarcini trebuie finalizate în ce ordine și cât timp este de așteptat să dureze fiecare
- Registrul riscurilor: un grafic care enumeră riscurile asociate cu proiectul, împreună cu probabilitatea acestora, impactul potențial, nivelul de risc și planurile de atenuare.
3. Executarea și finalizarea sarcinilor
Executarea unui proiect înseamnă punerea în aplicare a planului tău și menținerea echipei pe drumul cel bun. În general, acest lucru înseamnă urmărirea și măsurarea progresului, gestionarea calității, diminuarea riscurilor, gestionarea bugetului și utilizarea datelor pentru a lua decizii.
Pașii specifici ar putea include:
- Folosind instrumente precum GANTT sau diagrame de execuție pentru a urmări progresul sarcinilor
- Răspunsul la riscuri atunci când acestea se manifestă
- Costuri de înregistrare
- Menținerea membrilor echipei motivați și la lucru
- Menținerea la curent a părților interesate cu progresul proiectului
- Încluderea modificărilor prin solicitări de modificare
Unele instrumente pe care le poți utiliza includ:
- Solicitări de modificare: Acestea sunt documente utilizate pentru a propune modificări ale domeniului sau obiectivelor unui proiect
- Diagrama de executare: această diagramă împarte sarcinile la nivel granular și vizualizează timpul rămas
4. Finalizarea proiectului
În faza de încheiere a ciclului de viață al managementului de proiect, vei încheia activitățile de proiect, vei preda produsul sau serviciul finit noilor săi proprietari și vei evalua lucrurile care au mers bine și care nu au mers atât de bine. Va fi, de asemenea, un moment pentru a sărbători munca ta grea.
Pașii din faza de închidere pot include:
- Efectuarea retrospectivelor și notarea modificărilor pe care le poți implementa în viitor
- Comunicarea sfârșitului proiectului către părțile interesate și furnizarea unui raport de impact
- Comunicarea cu noii proprietari ai unui proiect
- Crearea unui raport de încheiere a proiectului
- Sărbătorirea sfârșitului proiectului și succesele tale
Instrumentele utilizate în faza de încheiere includ:
- Raport de impact: Acest raport adună o serie de valori care arată modul în care proiectul tău a făcut diferența și este prezentat părților interesate.
- Raport de încheiere a proiectului: un raport de încheiere a proiectului oferă un rezumat al realizărilor proiectului tău și oferă informații cheie pe care viitorii manageri de proiect le pot consulta.
Comentarii
Trimiteți un comentariu
Comentariul dvs. nu trebuie sa contina expresii vulgare, discriminari, atacuri la adresa persoanelor.